PROGRAMMA 01 BESTUUR EN VEILIGHEID

Naast de klassieke bestuurscomponenten zoals de kosten voor College van B&W, gemeenteraad, raadscommissies, griffie, secretaris enz. vallen onder het programma bestuur ook interne en externe communicatie, een optimale klantvriendelijke dienstverlening en persoonsinformatievoorziening. Vanwege de overgang van de brandweer naar de Veiligheidsregio valt vanaf begrotingsjaar 2014 veiligheid zoals de integrale veiligheid, politie, brandweer, rampenbestrijding en crisisbeheersing en verkeersveiligheid ook onder dit programma. De financiële cijfers m.b.t. verkeersveiligheid vallen onder dit programma, maar inhoudelijk is er een relatie met programma 2 Verkeer, Vervoer en Openbare Ruimte. Ook in andere programma’s zoals bijvoorbeeld 7 Milieu (overlast drugs) zijn raakvlakken te vinden met veiligheid.

• Mix van communicatiemiddelen inzetten, waarbij uit perspectief van doelgoep wordt gedacht.

Om zoveel mogelijk inwoners te bereiken is in 2018 een breed gamma aan communicatiemiddelen ingezet. Sinds medio 2018 gebruikt de gemeente ook Instagram; hierbij ligt de focus op jongeren en het brengen van positieve informatie.

• Grafische mogelijkheden in communicatie uitingen vergroten en verbeteren.

Beeldend materiaal speelt een steeds grotere rol in informatieverstrekking. In 2018 is meer informatie gevat in een beelden bericht (grafisch). Hierdoor kunnen mensen sneller basisinformatie tot zich nemen.

• Vanaf nieuwe raadsperiode (2018) nieuwe nota Integrale Veiligheid ontwikkelen.

De gemeenteraad heeft op 13 december 2018 het Integraal Veiligheidsbeleid 2018-2022, ‘Naar een veilig(er) Zeeuws-Vlaanderen’ vastgesteld.

• Uitvoering Plan van Aanpak Emergo (4 mei 2017; versie 1.0). Vier thema’s: operationaliteit, bestuur/gemeenten, organisatie inrichting en ontwikkeling van mens en organisatie.

Wordt uitvoering aan gegeven.

• Vertrouwen in het gemeentebestuur.

Over het algemeen zijn de wijk- en dorpsraden tevreden over de betrokkenheid van het gemeentebestuur.

• De contacten tussen de gemeente en de dorps- en wijkraden laten verlopen conform de Verordening dorps- en wijkraden.

Met aanstelling van de nieuwe coördinator verloopt alles weer conform de verordening.

• Gemeentelijke dienstverlening via  klantcontactcentrum KCC ten behoeve van telefonie, website, balie, email en post afstemmen op ontwikkelingen.

Het aantal digitale producten is verder uitgebreid. Daarnaast worden de processen tegen het licht gehouden en daar waar mogelijk verder geautomatiseerd.

• Inrichting en uitbreiding van kwaliteitshandvest op basis van interne en externe servicenormen.

Aan de hand van signalen van klanten wordt de dienstverlening langs verschillende kanalen getoetst en waar nodig geoptimaliseerd. Dit blijft een continu proces.

• Verbeteren van de telefonische dienstverlening + bereikbaarheid en uniformering be-/afhandeling telefonische klantcontacten.

Er is nog altijd aandacht voor het snel en goed beantwoorden van klantvragen. Het goed vullen van het zaaksysteem (KCS) door de hele organisatie is en blijft een aandachtspunt, dit is randvoorwaardelijk voor het correct afhandelen van klantvragen. De bereikbaarheid is voldoende. De gemiddelde wachttijd bedraagt 19 seconden.

• Inrichten zaakgericht werken, inclusief herinrichting werkprocessen.

De werkprocessen worden tegen het licht gehouden, waarbij de inbedding in zaakgericht werken een belangrijk onderdeel vormt.

• Uitbouw virtuele balie, gefaseerde toename aantal producten via website. Digitale dienstverlening en informatievoorziening worden gefaseerd leidend (Regeerakkoord 2012 en Landelijke visie “Digitale Overheid 2017 en Digitale Agenda 2020).

Er zijn in 2018 wederom digitale formulieren toegevoegd. De mogelijkheid om een algemene vraag te stellen aan de gemeente via een algemeen contactformulier is geïntroduceerd. Er zijn 992 vragen via dit kanaal binnengekomen. Het aanvragen van parkeervergunningen bewoners/bedrijven is volledig geautomatiseerd, evenals het definitief en tijdelijk wijzigen van kentekens voor bewoners.

• Digitalisering Burgerlijke Stand.

In 2018 is er een eerste stap gezet richting het digitaal aangifte doen van overlijden. Uitvaartverzorgers hoeven niet meer voor iedere aangifte persoonlijk naar de gemeentewinkel te komen.

• Geleidelijk (procesafhankelijk) worden statussen van aanvragen, meldingen, bezwaren doorgegeven.

Het digitaliseren is een continu proces. Daar waar mogelijk worden de processen zodanig ingericht dat de burger de voortgang van zijn aanvraag kan volgen.

• Burgers actief inlichten (attenderen) op alle gemeentelijke bekendmakingen.

In 2018 zijn inwoners herhaaldelijk via meerdere kanalen geattendeerd op hoe en waar de gemeentelijke bekendmakingen te vinden zijn. Aanpassingen van deze bekendmakingen worden – met oog op veranderende wetgeving – voorbereid.

• Voldoen aan minimale eisen landelijke webrichtlijnen.

Onze website gaat uit van de toptakengedachte. Uitsluitend de meest gevraagde informatie wordt op de website geplaatst. Overige informatie is via andere kanalen beschikbaar. De gemeentelijke website voldoet in technisch opzicht aan de landelijke webrichtlijnen. Inhoudelijk volgt de website de verplichtingen vanuit de Rijksoverheid.

• Opzetten gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en aansluiting op andere basisadministraties.

In 2017 heeft minister Plasterk besloten om te stoppen met de Operatie Basisregistratie Personen. Het verhogen van de datakwaliteit is in 2018 wel voortgezet middels de zogenaamde ‘Baseline 1’en ‘Baseline 2’ bestandscontroles.

• Continue kwaliteitszorg gegevens in basisadministratie.

Jaarlijks wordt er een zelfevaluatie uitgevoerd naar de inhoud en processen van de Basisregistratie personen. Zoals ook in voorgaande jaren was het resultaat hiervan in 2018 voldoende.

• Uitvoeren adresonderzoeken ter plaatse op feitelijke bewoning.

De Gemeente Hulst is aangesloten bij de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA). Dit is een samenwerking van verschillende overheidsorganisaties en aangesloten samenwerkingsverbanden. LAA richt zich op het uitvoeren van risicogericht adresonderzoek. In 2018 zijn voor LAA 18 risicoadressen in de gemeente Hulst onderzocht.

• Inwoners wordt daar waar zinvol  naar hun mening gevraagd bij de voorbereiding van plannen.

Inwoners hebben rechtstreeks input gegeven tijdens de verschillende georganiseerde inloopavonden of hebben hun stem laten horen via onze dorps- en wijkraden, die geparticipeerd hebben bij verschillende beleids- c.q. uitvoeringsplannen.

• Er wordt overleg georganiseerd  met representatieve maatschappelijke organisaties bij beleidsvoorbereidingen.

Met verschillende maatschappelijke organisaties, zoals dorps- en wijkraden, de Seniorenraad en het Platform Drempelvrij Hulst is op een reguliere basis bestuurlijk overleg gevoerd over de ontwikkeling van gemeentelijk beleid.

• In beeld brengen en afspraken maken omtrent aansluiting overeenkomstige Zeeuwse afspraken op e-depot Zeeuws Archief.

In juli 2018 heeft er een gesprek plaatsgevonden met het Zeeuws Archief. Tijdens dit gesprek hebben wij aangegeven dat de focus blijft liggen op het op orde brengen van de digitale informatiehuishouding. Concreet betekent dit dat er verder gewerkt zal worden aan de invoering van digitaal zaakgericht werken, digitale postverwerking en recordmanagement, informatie- en privacybeveiliging en diverse ontwikkelingen zoals de invoering van de digitale handtekening. Tijdens de bespreking is afgesproken dat medio 2019 het gesprek met het Zeeuws Archief hervat wordt over aansluiting op het e-Depot.

• Stimuleren en faciliteren van lokale bottom-up initiatieven volgens een te ontwikkelen plan van aanpak in het kader van de ‘Regionale Impuls Gemeente Hulst’.

Het advies op dit plan is ontwikkeld en ligt bij het college ter beoordeling.

• Beschikbaar stellen van financiële bijdragen voor leefbaarheidsplannen in het kader van de ‘Regionale Impuls Gemeente Hulst’.

Gelden zijn via een andere manier beschikbaar gesteld voor dit project.