Jaarstukken 2018

Bedrijfsvoering

Dienstverlening

Website
Met het oog op de door het Rijk opgestelde “Digitale agenda 2020” en de hierop gebaseerde uitgangspunten in de “Overheidsbrede implementatieagenda digitale dienstverlening 2017” vraagt de gemeentelijke website doorlopend aandacht. De gemeentelijke website is ingericht vanuit de klantvraag. Hetgeen betekent dat uitsluitend die informatie wordt getoond waar ook daadwerkelijk vraag naar is. Verder dient er op de gemeentelijke website aandacht te zijn voor informatie die vanuit de Rijksoverheid verplicht wordt om via de website aan te bieden.
Continu worden alle communicatiekanalen (post, telefoon, balie, email, WhatsApp, etc.) gemonitord om de
behoefte te bepalen. De informatie op de website wordt op basis van de aldus verkregen gegevens periodiek
geactualiseerd.
Naast informatie wordt stapsgewijs ook het digitale productaanbod uitgebreid. De digitale dienstverlening is daar waar mogelijk gekoppeld aan DigiD. Hierop vindt jaarlijks een audit plaats. Ook in 2018 is deze audit met succes afgerond. De producten die digitaal worden aangeboden zijn die producten waar de meeste vraag naar is. Het aantal digitale producten is in 2018 wederom gestegen. Het blijft een streven om de digitale dienstverlening jaarlijks verder uit te breiden.
De website voldoet verder aan de belangrijkste criteria aangaande toegankelijkheid.

Telefonie/WhatsApp
De gemeente Hulst is ook bereikbaar via WhatsApp. Dit kanaal vormt een goede aanvulling op de bestaande communicatiekanalen en sluit aan bij de maatschappelijke ontwikkelingen. Het WhatsApp-kanaal wordt inmiddels dagelijks gebruikt om in contact te treden met de gemeente.

Archief
In 2018 werd verder uitvoering gegeven aan het archiefbewerkingsplan. Gewerkt werd aan het opschonen van het dynamisch archief in de rol-archiefkasten, de verzameling bouwvergunningen, de archieven van de stad Hulst over de jaren 1272-1795, van de Gemeente Hulst over de jaren 1970-2003 en van de Gemeente Hontenisse over de jaren 1936-1970.
Door de groep vrijwilligers is ook dit jaar verder gewerkt aan het digitaal toegankelijk maken van documenten. De groep bestaat ondertussen uit een twintigtal personen. De nadere toegangen die zij vervaardigen worden geplaatst op en toegankelijk gemaakt via de computer in de leeskamer van het gemeentearchief. Verder wordt door vrijwilligers thuis in een digitale omgeving verder gewerkt aan het toegankelijk maken van de bevolkingsregisters van de voormalige gemeenten.
Aan het digitaliseringsplan werd verder uitvoering gegeven door het laten scannen van stukken uit de archieven van de vierschaar en de weeskamer van de stad en de jaarrekeningen van de magistraat van Hulsterambacht uit de zestiende eeuw. Ter voorbereiding van toekomstige digitalisering werden de banden met notariële akten en ingekomen stukken van het stadsbestuur verbroken.
Ook dit jaar werd een open-dag georganiseerd voor de Vrienden van het Hulster Archief. Een vereniging van honderd personen die het gemeentearchief een warm hart toedragen.  Er werden twee lezingen gehouden en het eerste exemplaar van de jaarlijkse publicatie, samengesteld op basis van het werk van vrijwilligers, werd aan de wethouder aangeboden.

Digitalisering en e-Depot
In juli 2018 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen de gemeente Hulst en het Zeeuws Archief. Tijdens dit gesprek heeft de gemeente Hulst aangegeven dat de focus blijft liggen op het op orde brengen van de digitale informatiehuishouding. Concreet betekent dit dat er verder gewerkt zal worden aan de invoering van digitaal zaakgericht werken, digitale postverwerking en recordmanagement, informatie- en privacybeveiliging en diverse ontwikkelingen zoals de invoering van de digitale handtekening. Tijdens de bespreking is afgesproken dat medio 2019 het gesprek met het Zeeuws Archief hervat wordt over aansluiting op het e-Depot.

ga terug