In de raadsvergadering in februari 2018 heeft de gemeenteraad van de gemeente Hulst het Informatiebeleidsplan 2018-2021, inclusief het uitvoeringsplan voor 2018, vastgesteld en de bijbehorende middelen voor de realisatie van die projecten in 2018 beschikbaar gesteld. Dit informatiebeleidsplan sluit aan op de verdergaande digitale transformatie. De digitale transformatie gaat over de impact van (ICT)technologie en de toenemende digitalisering van bedrijfsprocessen gericht op mens, organisatie en maatschappij. De Rijksoverheid geeft met de Digitale Agenda 2020 richting aan de verdere doorontwikkeling van de digitale overheid. De focus daarbij ligt op:

• (Overheids-)netwerken en koppeling tussen voorzieningen;
• Vastleggen, beschikbaar stellen en toegankelijk maken van gegevens;
• Digitale dienstverlening en standaardisatie uitwisseling informatie;
• (Digitale) identificatie en authenticatie.

In het Informatiebeleidsplan 2018-2022 is aangegeven hoe de gemeente Hulst de komende jaren zal aansluiten op voorzieningen en standaarden die uit dit programma voortkomen. Voor de informatievoorziening van de gemeente Hulst worden de volgende trends en ontwikkelingen geïdentificeerd:

• Digitale Overheid: Uitgangspunt is het digitaal kunnen afhandelen en ondersteunen van transacties en het opvragen van informatie. Hierbij willen we aansluiten op de eisen van een moderne ‘digitale’ samenleving;
• (Digitaal) zaakgericht werken: Met zaakgericht werken willen we digitaal, procesmatig samenwerken en elkaar informeren over (de afhandeling van) zaken. Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Voorbeelden zijn: evenementenvergunning, melding Openbare Ruimte, bezwaar en beroep.
• Implementatie nieuwe Omgevingswet: De nieuwe Omgevingswet treedt in werking in 2021. Met de komst van de nieuwe Omgevingswet worden een aantal veranderingen landelijk geregeld in wet- en regelgeving. Daarbij hoort ook een goede digitale ondersteuning. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is de informatiemotor achter de nieuwe Omgevingswet. Het digitaal stelsel vervangt bij de inwerkingtreding van de wet de bestaande toepassingen: Omgevingsloket online, Activiteitenbesluit Internet Module (AIM) en ruimtelijkeplannen.nl. De ontwikkeling van het DSO loopt in stappen door tot 2024;
• Vervangen ICT-infrastructuur: De huidige infrastructuur dateert van 2013 en is technisch en economisch verouderd. Het vervangingstraject staat gepland voor 2019;
• Sturingsinformatie genereren: Managementinformatie is een belangrijk middel om richting te geven aan gewenste ontwikkelingen in de organisatie en om de voortgang te monitoren en te evalueren.

In 2018 is gestart met de realisatie van de projecten uit het Uitvoeringsplan 2018. Daarmee zijn de volgende resultaten behaald:

• Digitale Overheid: in het kader van de Digitale Overheid zijn in 2018 diverse projecten opgepakt en afgerond. Zo is de gemeente Hulst aangesloten op de beschikbare landelijke authenticatiemiddelen. Voor DigiD was dit al eerder gerealiseerd. In 2018 zijn daar eHerkenning (bedrijven, stichtingen en verenigingen) en eIDAS (Europees) bijgekomen. Daarnaast is de volgende fase voor het aansluiten op het Nieuwe HandelsRegister (NHR=gegevens Kamer van Koophandel) afgerond waardoor, naast persoonsgegevens, ook deze gegevens binnen de geautomatiseerde systeem gedistribueerd kunnen worden. Daarmee is wederom een stap gezet in het verplicht gebruik van basisregistraties. Tot slot heeft de gemeente Hulst in 2018 DigiMelding  geïmplementeerd. DigiMelding is een voorziening die door de overheid beschikbaar wordt gesteld om meldingen ten aanzien van de kwaliteit van gegevens in alle basisregistraties te kanaliseren. Een afnemer van de basisgegevens kan een melding maken waardoor de bronhouder via DigiMelding hierover automatisch wordt geïnformeerd.
• (Digitaal) zaakgericht werken: in 2018 is het digitaliseren van processen, en de uitrol daarvan, gestaag gevorderd. Noemenswaardig in dit kader is het feit dat in 2018 het vergunningsverleningsproces vanaf de aanvraag in het OmgevingsLoket (OLO) tot de daadwerkelijke vergunningverlening, inclusief documentopslag en dossiervorming, volledig gedigitaliseerd is. Hiervoor zijn diverse informatiesysteem (OLO, zaaksysteem, vergunningsadministratie en document management systeem) onderling gekoppeld en vindt tussen die systemen de gegevensuitwisseling volledig geautomatiseerd plaats.
• Implementatie nieuwe Omgevingswet: de wetgeving en de ontwikkelingen ten aanzien van de nieuwe Omgevingswet vanuit de Rijksoverheid zijn in 2018 grotendeels achter gebleven. Als gevolg daarvan zijn op dit punt door de gemeente Hulst nauwelijks stappen gezet. Ter voorbereiding is wel al een ambtelijk projectverantwoordelijke en een interne projectleider benoemd. Tevens zijn voor de diverse deelprojecten de werkgroepen geformeerd. Tot slot is een plan van aanpak opgesteld voor de 1^e fase. Dit betreft de inventarisatie van de intern beschikbare gegevens en een eerste beoordeling van de kwaliteit daarvan. De 1^e fase wordt begin 2019 uitgevoerd.
• Vervanging ICT-infrastructuur: de voorbereidingen voor de vervanging van de huidige ICT-infrastructuur uit 2013 zijn in 2018 gestart. Zo is eerst de visie ten aanzien van de toekomstige ICT-infrastructuur bepaald en is de scope gekaderd. Op basis van een analyse van diverse mogelijke scenario’s sluit het scenario van het outsourcen van ICT-infrastructuur het beste aan op de wensen en behoefte van de gemeente Hulst. Vanuit de scenariokeuze zijn diverse vervolgacties bepaald. Een daarvan is de voorbereidingen voor de noodzakelijke Europese Aanbesteding. Het streven is om de aanbesteding in het voorjaar van 2019 in de markt te zetten met als doel rond de zomer van 2019 deze aanbesteding af te ronden en kort daarna met de geselecteerde leverancier het implementatietraject te starten. Het gehele migratietraject dient in het voorjaar 2020 afgerond te zijn.
• Sturingsinformatie generen: in 2018 is een tweede versie van het managementdashboard gepresenteerd, en door de afdelingshoofden in gebruik genomen. Op het managementdashboard wordt actueel en op een overzichtelijke wijze diverse (sturings-)informatie vanuit verschillende systemen getoond. Het aanbod van informatie, en de presentatie daarvan op het dashboard, wordt nog verder geoptimaliseerd. Een van de wensen is om bijvoorbeeld, naast het standaard gemeentebrede informatieaanbod (financiën, post, zaken, personeel, etc.), ook afdelingsspecifieke informatie (aantal meldingen openbare ruimte, vergunningen, etc.) aan het dashboard toe te voegen.